Bil

Hur man skapar en sorterad unik lista i ett Excel-kalkylblad

Microsoft 365:s UNIQUE() funktion Àr en bra anledning att uppgradera. Kombinera UNIQUE() och SORT() för att skapa unika listor med en enda formel.

Bild: Aajan Getty Images/iStockphoto

MÄste lÀsa Windows-tÀckning

Listor Àr en grundlÀggande del i nÀstan alla Microsoft Excel-program, och lyckligtvis Àr de lÀtta att skapa. Det finns tvÄ typer av listor du kan stöta pÄ: en statisk lista och en lista baserad pÄ naturliga data. Utan att köra en riktig omröstning misstÀnker jag att det sistnÀmnda Àr det vanligaste.

SE: 30 Excel-tips du behöver veta (TechRepublic Premium)

Den hÀr typen av lista lÄter dig skapa rullgardinslistor och sÄ vidare för att underlÀtta datainmatning och skydda dina datas giltighet. Du kanske till exempel vill skapa en rullgardinslista som lÄter en anvÀndare vÀlja anstÀlldas eller studentnamn istÀllet för att skriva dem manuellt. Den hÀr typen av lista Àr baserad pÄ en datamÀngd som faktiskt lagrar dessa vÀrden. I den hÀr artikeln visar jag dig tvÄ sÀtt att generera en unik lista med vÀrden baserad pÄ en enda kolumn i en datamÀngd:

  • Ett avancerat filter
  • UNIK()

Jag anvÀnder Microsoft 365 pÄ ett Windows 10 64-bitarssystem. UNIQUE() Àr endast tillgÀnglig i Microsoft 365, Excel för webben och Excel för surfplattor och telefoner med Android. För din bekvÀmlighet kan du ladda ner .xlsx-demonstrationsfilen.

Pre-Microsoft 365: Hur man anvÀnder det avancerade filtret i Excel

NÀr Excel introducerade AutoFilter-funktionen ignorerades ofta Excels ursprungliga filtreringsfunktioner. Men ibland kommer du att stöta pÄ en situation som autofiltret inte kan uppfylla. NÀr detta hÀnder kan du vÀnda dig till Excels avancerade filterfunktion, som stöder mer avancerade alternativ. Det Àr hit du vÀnder dig nÀr du behöver en unik lista baserad pÄ befintlig data. Men innan vi börjar, lÄt oss granska nÄgra skillnader mellan de tvÄ filtreringsfunktionerna:

  • AutoFilter fungerar med en statisk datamĂ€ngd. Med den avancerade funktionen kan du kopiera data till en annan plats. Du kan ta bort dubbletter frĂ„n kĂ€lldatauppsĂ€ttningen men om du gör det Ă€ndras faktiskt datauppsĂ€ttningen.
  • Den avancerade funktionen stöder komplexa kriterier.
  • Den avancerade funktionen lĂ„ter dig extrahera en unik lista eller unika poster – det Ă€r vad vi kommer att göra.

Innan UNIQUE() var tillgÀnglig kan du ha anvÀnt ett avancerat filter för att skapa en unik lista med vÀrden. Vi kommer att granska den hÀr funktionen för dig som inte anvÀnder Microsoft 365. Det Àr viktigt att komma ihÄg att den hÀr tekniken inte Àr dynamisk, Àven om du anvÀnder ett Table-objekt för att lagra dina data.

Bild A visar en enkel datamÀngd med dubbletter av vÀrden i varje kolumn. LÄt oss nu anta att du behöver en lista med unika vÀrden i kolumnen Personal.

Bild A

För att skapa den listan manuellt, gör följande:

  1. Klicka pÄ valfri cell i datamÀngden.
  2. Klicka pÄ fliken Data och klicka sedan pÄ Avancerat i Sortera & Filtergrupp.
  3. Klicka pÄ alternativet Kopiera till en annan plats.
  4. Excel visar cellreferensen för hela datamÀngden eller tabellobjektet som listintervall. Om du behÄller detta val kommer Excel att returnera en unik datamÀngd baserat pÄ alla kolumner. VÀlj istÀllet kolumnen Personal genom att klicka pÄ kontrollen och sedan vÀlja D2:D13. Om du anvÀnder ett tabellobjekt kan den hÀr funktionen visa kolumnnamnet istÀllet för cellintervallet.
  5. Ta bort kriterieomrÄdet om det finns ett.
  6. Klicka pÄ kontrollen Kopiera till och vÀlj sedan en ur vÀgen cell, till exempel H2. Se till att ange ett intervall som Àr tillrÀckligt stort sÄ att du inte av misstag skriver över befintliga data.
  7. Markera alternativet Endast unika poster, som visas i Bild A.
  8. Klicka pÄ OK.

Bild B visar den unika listan. Det finns sex unika namn i kolumnen Personal. Listan Àr separat frÄn dina kÀlldata. Dessutom Àr listan inte dynamisk. Om du anger en post för en ny anstÀlld mÄste du komma ihÄg att uppdatera listan manuellt. Om du vill ha listan sorterad, vÀlj listan, minus rubriktexten och vÀlj en sorteringsordning i Sortera & Filtergrupp. LÄt oss nu gÄ vidare till de tvÄ funktionerna som tar bort alla manuella steg och genererar en dynamisk lista: UNIQUE() och SORT().

Bild B

Hur man anvÀnder UNIQUE()-funktionen i Excel

Om du anvÀnder Microsoft 365 eller en av 2019 fristÄende versioner av Excel kan du snabbt skapa en dynamisk lista med UNIQUE()-funktionen. Den hÀr funktionen returnerar en lista med unika vÀrden i en lista eller ett omrÄde med följande syntax:

UNIQUE(matris, [by_col], [exactly_once])

Arrayargumentet Àr intervallet du vill reducera till en unik lista. Argumentet by_col Àr ett booleskt vÀrde: TRUE jÀmför kolumner och returnerar unika kolumner; FALSE Àr standard och kommer att jÀmföra rader mot rader och returnerar unika rader. Precis_once-argumentet Àr ocksÄ ett booleskt vÀrde: TRUE returnerar alla distinkta rader eller kolumner som förekommer exakt en gÄng frÄn intervallet eller matrisen; FALSE, standard, returnerar alla distinkta rader eller kolumner frÄn intervallet.

SER: Windows 10: Listor över röstkommandon för taligenkÀnning och diktering (gratis PDF) (TechRepublic)

För vĂ„rt syfte att returnera en unik lista frĂ„n en enda kolumn behöver vi bara arrayargumentet. VĂ€lj en cell (jag anvĂ€nder H2 igen) och ange följande funktion genom att markera och inte skriva celler D2:D13, om du anvĂ€nder ett tabellobjekt – lĂ„t Excel ta reda pĂ„ den exakta syntaxen. Om du anvĂ€nder ett vanligt intervall, skriv intervalladressen om du vill. Bild C visar resultaten, som anvĂ€nder ett spillintervall. NĂ€r du anvĂ€nder UNIQUE() kan du visa rubrikcellen eller utelĂ€mna den genom att ta bort den frĂ„n markeringen.

Bild C

Microsoft 365 stöder nu vad som kallas ett spillintervall, vilket Ă€r resultatet av en dynamisk arrayformel som returnerar flera vĂ€rden – dess utdata spills bortom indatacellen. Kort sagt Ă€r ett spillintervall ett intervall av berĂ€knade resultat frĂ„n en formel. NĂ€r du markerar en cell i ett spillomrĂ„de, markerar Excel hela omrĂ„det med en blĂ„ ram och funktionen i formelfĂ€ltet. Du hittar alltid formeln i den översta cellen.

Till skillnad frÄn den manuella listan vi skapade tidigare med ett avancerat filter, Àr resultaten av UNIQUE() dynamiska. Som du kan se i Bild Dlade jag till ett nytt vÀrde i kolumnen Personal och listan i kolumn H uppdateras automatiskt.

Bild D

Hur man anvÀnder SORT() i resultaten av UNIQUE() i Excel

Till skillnad frÄn resultatlistan som genereras av det avancerade filtret, kan du anvÀnda SORT()-funktionen för att sortera resultaten av UNIQUE() och det kunde inte vara enklare. Bild E visar resultatet av att linda UNIQUE() i SORT(). Som du kan se Àr resultaten sorterade, men kan du hitta felet? Formeln sorterar personal med resten av vÀrdena och du vill inte att det ska hÀnda. Det enkla botemedlet Àr att ta bort rubrikcellen frÄn arrayomrÄdet enligt följande:

=SORT(UNIK(D3:D13))

Bild E

Om du fortfarande anvÀnder en tidigare version, anvÀnd funktionen Avancerat filter för att skapa en statisk, osorterad lista med unika vÀrden baserad pÄ naturliga data. Om du anvÀnder Microsoft 365, linda in en UNIQUE()-funktion i en SORT()-funktion för en dynamisk och sorterad lista.

BotĂłn volver arriba

Annonsblockerare upptÀckt

Du mÄste ta bort AD BLOCKER för att fortsÀtta anvÀnda vÄr webbplats TACK