🏆 ▷ Hur man skapar en sorterad unik lista i ett Excel-kalkylblad

Microsoft 365:s UNIQUE() funktion är en bra anledning att uppgradera. Kombinera UNIQUE() och SORT() för att skapa unika listor med en enda formel.

Måste läsa Windows-täckning

Listor är en grundläggande del i nästan alla Microsoft Excel-program, och lyckligtvis är de lätta att skapa. Det finns två typer av listor du kan stöta på: en statisk lista och en lista baserad på naturliga data. Utan att köra en riktig omröstning misstänker jag att det sistnämnda är det vanligaste.

SE: 30 Excel-tips du behöver veta (TechRepublic Premium)

Den här typen av lista låter dig skapa rullgardinslistor och så vidare för att underlätta datainmatning och skydda dina datas giltighet. Du kanske till exempel vill skapa en rullgardinslista som låter en användare välja anställdas eller studentnamn istället för att skriva dem manuellt. Den här typen av lista är baserad på en datamängd som faktiskt lagrar dessa värden. I den här artikeln visar jag dig två sätt att generera en unik lista med värden baserad på en enda kolumn i en datamängd:

Ett avancerat filter
UNIK()

Jag använder Microsoft 365 på ett Windows 10 64-bitarssystem. UNIQUE() är endast tillgänglig i Microsoft 365, Excel för webben och Excel för surfplattor och telefoner med Android. För din bekvämlighet kan du ladda ner .xlsx-demonstrationsfilen.

Pre-Microsoft 365: Hur man använder det avancerade filtret i Excel

När Excel introducerade AutoFilter-funktionen ignorerades ofta Excels ursprungliga filtreringsfunktioner. Men ibland kommer du att stöta på en situation som autofiltret inte kan uppfylla. När detta händer kan du vända dig till Excels avancerade filterfunktion, som stöder mer avancerade alternativ. Det är hit du vänder dig när du behöver en unik lista baserad på befintlig data. Men innan vi börjar, låt oss granska några skillnader mellan de två filtreringsfunktionerna:

AutoFilter fungerar med en statisk datamängd. Med den avancerade funktionen kan du kopiera data till en annan plats. Du kan ta bort dubbletter från källdatauppsättningen men om du gör det ändras faktiskt datauppsättningen.
Den avancerade funktionen stöder komplexa kriterier.
Den avancerade funktionen låter dig extrahera en unik lista eller unika poster – det är vad vi kommer att göra.

Innan UNIQUE() var tillgänglig kan du ha använt ett avancerat filter för att skapa en unik lista med värden. Vi kommer att granska den här funktionen för dig som inte använder Microsoft 365. Det är viktigt att komma ihåg att den här tekniken inte är dynamisk, även om du använder ett Table-objekt för att lagra dina data.

Bild A visar en enkel datamängd med dubbletter av värden i varje kolumn. Låt oss nu anta att du behöver en lista med unika värden i kolumnen Personal.

Bild A

För att skapa den listan manuellt, gör följande:

Klicka på valfri cell i datamängden.
Klicka på fliken Data och klicka sedan på Avancerat i Sortera & Filtergrupp.
Klicka på alternativet Kopiera till en annan plats.
Excel visar cellreferensen för hela datamängden eller tabellobjektet som listintervall. Om du behåller detta val kommer Excel att returnera en unik datamängd baserat på alla kolumner. Välj istället kolumnen Personal genom att klicka på kontrollen och sedan välja D2:D13. Om du använder ett tabellobjekt kan den här funktionen visa kolumnnamnet istället för cellintervallet.
Ta bort kriterieområdet om det finns ett.
Klicka på kontrollen Kopiera till och välj sedan en ur vägen cell, till exempel H2. Se till att ange ett intervall som är tillräckligt stort så att du inte av misstag skriver över befintliga data.
Markera alternativet Endast unika poster, som visas i Bild A.
Klicka på OK.

Bild B visar den unika listan. Det finns sex unika namn i kolumnen Personal. Listan är separat från dina källdata. Dessutom är listan inte dynamisk. Om du anger en post för en ny anställd måste du komma ihåg att uppdatera listan manuellt. Om du vill ha listan sorterad, välj listan, minus rubriktexten och välj en sorteringsordning i Sortera & Filtergrupp. Låt oss nu gå vidare till de två funktionerna som tar bort alla manuella steg och genererar en dynamisk lista: UNIQUE() och SORT().

Bild B

Hur man använder UNIQUE()-funktionen i Excel

Om du använder Microsoft 365 eller en av 2019 fristående versioner av Excel kan du snabbt skapa en dynamisk lista med UNIQUE()-funktionen. Den här funktionen returnerar en lista med unika värden i en lista eller ett område med följande syntax:

UNIQUE(matris, [by_col], [exactly_once])

Arrayargumentet är intervallet du vill reducera till en unik lista. Argumentet by_col är ett booleskt värde: TRUE jämför kolumner och returnerar unika kolumner; FALSE är standard och kommer att jämföra rader mot rader och returnerar unika rader. Precis_once-argumentet är också ett booleskt värde: TRUE returnerar alla distinkta rader eller kolumner som förekommer exakt en gång från intervallet eller matrisen; FALSE, standard, returnerar alla distinkta rader eller kolumner från intervallet.

SER: Windows 10: Listor över röstkommandon för taligenkänning och diktering (gratis PDF) (TechRepublic)

För vårt syfte att returnera en unik lista från en enda kolumn behöver vi bara arrayargumentet. Välj en cell (jag använder H2 igen) och ange följande funktion genom att markera och inte skriva celler D2:D13, om du använder ett tabellobjekt – låt Excel ta reda på den exakta syntaxen. Om du använder ett vanligt intervall, skriv intervalladressen om du vill. Bild C visar resultaten, som använder ett spillintervall. När du använder UNIQUE() kan du visa rubrikcellen eller utelämna den genom att ta bort den från markeringen.

Bild C

Microsoft 365 stöder nu vad som kallas ett spillintervall, vilket är resultatet av en dynamisk arrayformel som returnerar flera värden – dess utdata spills bortom indatacellen. Kort sagt är ett spillintervall ett intervall av beräknade resultat från en formel. När du markerar en cell i ett spillområde, markerar Excel hela området med en blå ram och funktionen i formelfältet. Du hittar alltid formeln i den översta cellen.

Till skillnad från den manuella listan vi skapade tidigare med ett avancerat filter, är resultaten av UNIQUE() dynamiska. Som du kan se i Bild Dlade jag till ett nytt värde i kolumnen Personal och listan i kolumn H uppdateras automatiskt.

Bild D

Hur man använder SORT() i resultaten av UNIQUE() i Excel

Till skillnad från resultatlistan som genereras av det avancerade filtret, kan du använda SORT()-funktionen för att sortera resultaten av UNIQUE() och det kunde inte vara enklare. Bild E visar resultatet av att linda UNIQUE() i SORT(). Som du kan se är resultaten sorterade, men kan du hitta felet? Formeln sorterar personal med resten av värdena och du vill inte att det ska hända. Det enkla botemedlet är att ta bort rubrikcellen från arrayområdet enligt följande:

=SORT(UNIK(D3:D13))

Bild E

Om du fortfarande använder en tidigare version, använd funktionen Avancerat filter för att skapa en statisk, osorterad lista med unika värden baserad på naturliga data. Om du använder Microsoft 365, linda in en UNIQUE()-funktion i en SORT()-funktion för en dynamisk och sorterad lista.

taggar