Hur man analyserar data i Microsoft Excel

Bild: IB Photography/Adobe Stock

Om du arbetar med importerad eller främmande data i Microsoft Excel, är chansen stor att du måste rengöra data lite innan du kan använda den. Du kanske måste ta bort blanksteg i början eller slutet av värden eller formatera om en kolumn med värden från text till siffror eller vice versa. Det är också vanligt att analysera värden när en kolumn lagrar mer än ett värde.

Ett bra exempel på detta är namn. Du hittar ofta hela namnet i en enda kolumn och det gör dessa värden svåra att arbeta med. I den här handledningen kommer jag att visa dig två snabba sätt att analysera data med Excels funktioner för Flash Fill och Power Query.

Jag använder Microsoft 365 på ett Windows 10 64-bitarssystem. Du kan använda strängfunktioner i äldre versioner inklusive menyformatet .xls. Flash Fill är tillgängligt i Excel 2013 och senare, och Power Query är tillgängligt i Excel 2010 och senare. Dessutom stöder Excel för webben Flash Fill. Du kan också öppna befintliga Power Query-frågor i Excel för webben, men du kan inte skapa dem i webbläsarutgåvan. Ladda ner demofilerna.

SER: Windows-, Linux- och Mac-kommandon som alla behöver känna till (gratis PDF) (TechRepublic)

Hur man analyserar med Microsoft Excel-strängfunktioner

Innan Flash Fill krävde den mesta analysen att kombinera strängfunktioner som RIGHT(), LEFT(), MID(), FIND() och LEN(). Till exempel uttrycket i kolumn D i Bild A.

=FEL(HÖGER(B3,LÄN(B3)-FEL(HITTA(” “,B3,HITTA(” “,B3)+1),HITTA(” “,B3))),B3)

Ovanstående uttryck returnerar efternamnet från värdena i kolumn B. IFERROR() hanterar felet när det inte finns något andra mellanslag. Lyckligtvis är våra namnvärden konsekventa i formatet, men det kommer inte alltid att vara fallet. Även om IFERROR() tas bort är det fortfarande ett komplext och tråkigt uttryck att arbeta igenom.

Figur A: Du kan använda strängfunktioner för att analysera data.

Flash Fill kan slutföra många analyseringsuppgifter i nyare versioner av Microsoft Excel.

Hur man använder Flash Fill för att analysera data i Microsoft Excel

Excels Flash Fill-funktion har funnits sedan Excel 2013, så du kanske är bekant med den. När du använder den för att analysera, skriv in det första värdet i målkolumnen, så att Excel kan utvärdera mönstret. Ibland kräver Flash Fill bara ett värde. Eftersom våra data är konsekventa blir denna analysuppgift enkel.

Låt oss använda Flash Fill för att analysera efternamnen från namnvärdena i kolumn B.

Gå först in Harkins i C3 och tryck på Ctrl + Enter. Med största sannolikhet kommer Flash Fill inte att fylla kolumnen.

Ange sedan de första tecknen i Smyth, som visas i Bild B. Som du kan se har Flash Fill nu mönstret och erbjuder att fylla hela kolumnen.

Figur B: Fortsätt att ange efternamn tills Flash Fill tar upp mönstret.

Tryck på Enter för att fylla de återstående cellerna, som visas i Bild C.

Figur C: När Flash Fill har mönstret, tryck på Enter för att fylla de återstående cellerna.

Excels Flash Fill är mycket snabbare och enklare än att kombinera strängfunktioner. Även när data inte är konsekventa, gör den här funktionen ett bra jobb med att hitta mönstret.

Excel för webben stöder Flash Fill. Leta efter det på fliken Data. Istället för att trycka på Ctrl + Enter klickar du på Flash Fill i gruppen Dataverktyg.

SER: 6 sätt att spara tid med Flash Fill i Microsoft Excel (TechRepublic)

Hur man använder Power Query för att analysera data i Microsoft Excel

Power Query är tillgängligt för Microsoft Excel 2010-användare och senare. Dess syfte är att hämta och rensa data, men den är full av funktioner som kan göra mycket mer. Med Power Query lägger vi till en kolumn och analyserar efternamnen i den kolumnen.

Först måste vi ladda data till Power Query enligt följande:

1. Klicka var som helst i tabellen som du vill ladda in i Power Query.
2. Klicka på fliken Data.
3. I gruppen Hämta och transformera data klickar du på Från tabell/intervall.
4. Om du inte har formaterat data som en tabell kommer Power Query att uppmana dig att göra det. Demonstrationstabellen är bordspersonal. Du behöver inte namnge tabellen, men en namngiven tabell är lite lättare att arbeta med.

Bild D visar TablePersonnel i Power Query.

Figur D: Ladda data till Power Query.

När data finns i Power Query lägger du till en kolumn baserad på kolumnen Personal.

Klicka först på rubriken Personal för att välja kolumnen och klicka sedan på fliken Lägg till kolumn.

I den allmänna gruppen väljer du Från urval från rullgardinsmenyn Kolumn Från exempel (Bild E). Power Query lägger till en ny tom kolumn. För att ange de nya efternamnsvärdena för den här kolumnen använder vi Power Querys egen version av Flash Fill.

Figur E: Basera den nya kolumnen på den befintliga personalkolumnen.

Skriv in i den första cellen i den nya kolumnen, kolumn 1 Harkins (Bild F). Power Query svarar genom att erbjuda en uppsättning efternamnsvärden för hela kolumnen. Titta på dem lite. Om de inte är korrekta anger du ett annat efternamn. Power Query returnerar dock rätt lista med bara ett namn för att ställa in mönstret för våra data.

Figur F: Ange det första efternamnet.

Klicka på OK för att skapa och fylla i den nya kolumnen med efternamn, som visas i Bild G.

Figur G: Power Query fyller i den nya kolumnen.

Allt som återstår att göra är att spara de modifierade data till Microsoft Excel, enligt följande:

1. Klicka på fliken Hem.
2. I gruppen Stäng klickar du på Stäng och ladda från rullgardinsmenyn Stäng och ladda.

Bild H visar de analyserade efternamnen i ett Excel-ark. Power Query använder namnet TablePersonnel för att namnge det nya arket. Vid det här laget kan du byta namn på den nya kolumnen. Du kan också göra det i Power Query innan du sparar data.

Figur H: Spara data i Excel.

Flash Fill var definitivt snabbare men att känna till Power Query-metoden kommer att hjälpa när du redan arbetar med data i Power Query.