🏆 ▷ Hur du lägger till din kalender i utgående e-post i Microsoft Outlook

Portland, OR, USA - 10 februari 2022: Närbild av Microsoft Outlooks inkorgswebbsida med snabbåtkomstverktygsfält som visar programikoner för Att göra, Word, Excel och Powerpoint, på en bärbar MacBook-dator.

Har du någonsin tillbringat mycket tid fram och tillbaka med att antingen lämna röstmeddelanden eller skicka flera e-postmeddelanden för att försöka välja en tidpunkt för att träffa någon? När du väljer en bra tid för dig har den andra personen redan schemalagt den tiden med någon annan. Det är tråkigt och värdelöst, eftersom du faktiskt kan skicka din Microsoft Outlook kalender till någon utanför din organisation, och mottagaren behöver inte använda Outlook för att visa din kalender.

SER: Windows-, Linux- och Mac-kommandon som alla behöver känna till (gratis PDF) (TechRepublic)

I den här handledningen kommer jag att visa dig flera sätt att finjustera din tillgänglighet när du skickar din kalender till någon utanför din organisation. På så sätt ser mottagaren bara det du vill att de ska se. Det här är inte ett alternativ till att dela din kalender med någon i din organisation. Men om det alternativet saknas eller tillfälligt inte är tillgängligt kan du maila kalendern istället.

Måste läsa Windows-täckning

Jag använder Microsoft 365 skrivbordet på ett Windows 10 64-bitarssystem, men du kan använda äldre versioner. Det finns ingen demonstrationsfil, eftersom du inte behöver någon.

Hur du lägger till din kalender i ett e-postmeddelande i Outlook

Det första steget för att skicka din kalender till någon utanför din organisation är att skapa ett e-postmeddelande och bifoga din kalender.

Du kommer inte att tro hur enkelt detta är: Öppna ett nytt tomt e-postmeddelande för att initiera kontakten, eller öppna ett befintligt e-postmeddelande från personen du vill träffa för att svara. Fyll i lämpliga fält, såsom e-postadress och ämne. När du är redo att bifoga din kalender klickar du på fliken Infoga. Klicka på Kalender i gruppen Inkludera.

Bild A visar den resulterande dialogrutan. Du kan acceptera alla standardinställningar, men du vill förmodligen inte göra det.

Bild A

Hur man e-postar en specifik kalender i Outlook

Det första alternativet är en rullgardinsmeny som visar alla dina kalendrar. Som du kan se i Bild B, jag har Outlooks standardkalender och en som använder mitt namn — det är den jag vill skicka. Du kanske bara har ett e-postkonto eller så kanske du har flera, så var noga med att skicka lämplig kalender.

Bild B

Hur man ställer in ett datumintervall för kalendern i Outlook

Den andra rullgardinsmenyn låter dig bestämma de kalenderdatum som du vill skicka. Det finns flera alternativ här, som du kan se i Bild C.

Bild C

Idag är standard, men det finns andra alternativ, inklusive Ange datum. När du väljer det här sista alternativet visar Outlook två datumkontroller: Start och Slut. Använd dessa två kontroller för att skicka en anpassad tidsperiod, som visas i Bild D.

Lägg märke till att End-kontrollen är som standard en månad senare än den aktuella månaden. Se till att välja rätt månad — anta inte att det är samma månad i Start-kontrollen.

Bild D

Hur man väljer kalenderdetaljer skickade i Outlook

Nästa alternativ låter dig bestämma vad mottagaren ska se i din kalender. Som du kan se i Bild Edu kan skicka allt till endast tillgängliga tider.

Att skicka din fullständiga kalender, om du inte begär det, är förmodligen inte en bra idé. Det visar inte bara allt, inklusive privata möten, utan det kommer att överväldiga mottagaren.

Bild E

För det mesta väljer du endast tillgänglighet. Om du gör det skickas öppettider inom den tidsperiod du valde tidigare (Bild D).

När du har valt ett Detaljer-alternativ, markera alternativet Visa endast tid inom mina arbetstimmar, som visas i Bild Fsåvida du inte vill vara tillgänglig när som helst.

Om du vet att din arbetstid är korrekt inställd kan du hoppa över nästa alternativ. Om du vill kontrollera dem, eller till och med ändra dem, bara för den här mottagaren, klicka på länken Ange arbetstid. I den resulterande dialogrutan kan du ställa in eller ändra de aktuella arbetstidsinställningarna.

Bild F

Hur man inkluderar privata objekt och bilagor i Outlook

Bild G visar tre avancerade inställningar. De är självförklarande, men det privata föremålet kräver en varning. Det kommer att skicka alla privata föremål inom den tidsram du skickar, så var mycket försiktig när du kontrollerar det här föremålet.

Bild G

Den sista posten låter dig bestämma kalenderformatet. Standardinställningen List of Events skickar en enklare visuell kalender, som visas i Bild H. Som ni ser är resten av månaden öppet.

Bild H

Innan du skickar din kalender, ta en ordentlig titt på de listade händelserna. En potentiell kund behöver inte veta att du träffar en konkurrent under samma tidsperiod, så var försiktig.

Att skicka din kalender till någon utanför din organisation är en enkel uppgift och Microsoft Outlook-alternativ låter dig bestämma hur mycket information mottagaren ser.

taggar