Du har bytt till Microsoft Teams, men här är anledningen till att Yammer fortfarande spelar roll

På knappt fyra år har Microsoft Teams gått från ett chattverktyg som även integrerar SharePoint-dokumentbibliotek till ett centralt nav för både jobbappar och jobbkonversationer. Så var lämnar det Yammer, som rullade ut en helt ny upplevelse i somras och nu är tillgänglig i Teams?

Yammer började som ett verktyg för att koppla samman människor inom företag med hjälp av de sociala nätverkstekniker som var nya på den tiden. Tanken, förklarar Dan Holme, direktör för produktmarknadsföring i Microsoft 365 för “kunskap och medarbetarupplevelse” (som täcker Microsoft Stream och Project Cortex samt Yammer och SharePoint), var “att ge människor ett lätt sätt att ansluta, att chatta , för att få jobbet gjort”.

SER: Att göra och inte göra för videotelekonferenser (gratis PDF) (TechRepublic)

Dan Holme, chef för produktmarknadsföring för ‘kunskap och medarbetarupplevelse’ på Microsoft.Bild: danholme.com

Men när företag flyttade mer av sitt samarbete och sin kommunikation till molnet med Office 365, säger Holme att de letade efter en enda plats att samarbeta med hjälp av produktivitetsverktyg, och det är vad Teams byggdes för: “Teams är en enda plats som sammanför människor att hålla kontakten, organisera och få saker gjorda tillsammans i ett nav för lagarbete. Alla dessa verktyg är i sammanhanget av arbetet i motsats till att behöva gå till varje verktyg och hitta sammanhanget.” Det inkluderar verktyg från Microsoft 365 och från andra molntjänster, och det inkluderar Yammer communities-appen för Teams, eftersom Yammer handlar mindre om daglig produktivitet i ett specifikt team och mer om breda kopplingar och interaktioner över en organisation.

COVID-19 har faktiskt gjort vad som kan ha verkat vara en subtil skillnad mycket tydligare, föreslår Holme. “Teamanvändningen är bara genom taket och kunderna har ägnat de första månaderna av krisen åt att verkligen ta reda på hur man arbetar på distans, hur man håller sig säker uppkopplad och får saker gjorda. Hur man överför vad som var personliga engagemang till chattar och möten, för att överföra samarbete till molnet, om de inte redan hade gjort det – och många kunder för vilka molnet var ett long-tail-projekt, eller en “over my dead” kroppens projekt, plötsligt tvingades verkligen av pandemin att bestämma hur man arbetar på distans.”

Men när de väl gick över till att använda Teams dag ut och dag in, insåg dessa organisationer att det fortfarande saknades något: “De hade problem med att komma på hur de skulle kommunicera med människor i olika team: hur man kommunicerar brett, hur man kopplar samman människor för att bilda dessa relationer och den där känslan av engagemang och tillhörighet och inkludering som gör att människor investerar i sitt arbete – för om människor inte bryr sig om sitt jobb spelar det ingen roll vilka verktyg vi ger dem för att göra sitt jobb. Och även hur man driver kultur och innovation: alla de saker som verkligen är organisationens bindväv saknades under de första månaderna av pandemin.”

Och det är precis vad Yammer är till för.

Yammer är till för att bygga gemenskap

Medan Microsoft fortsätter att öka antalet personer som kan vara i ett Teams-team och vara synliga på skärmen samtidigt i samma Teams-möte, är allt större team inte engagerade i det nära samarbete som Teams är designat för.

“Teams-konstruktionen är verkligen byggd för att hjälpa människor att leverera arbete, och därför är den inte lämpad för att koppla samman människor på ett lättviktigt sätt över hela organisationen på ett sätt som inte kräver uppmärksamhet i varje ögonblick”, säger Holme.

“Yammers jobb är att koppla samman människor över silos, att koppla ihop dem mellan team eller avdelningar eller organisatoriska divisioner, att koppla dem över hela organisationen: så att de kan bygga gemenskaper och främja relationer inom dem, och så kan de, inom dessa gemenskaper, driva kultur, främja en känsla av inkludering och dela kunskap och idéer.”

Måste läsa Windows-täckning

Det är frestande att vilja göra allt i samma verktyg, men Microsoft varnar kunder för att se Teams som en “silverkula”, säger Holme. “De vill tro att de kan slå på en sak och få den att lösa alla problem, men vi vet att så inte är fallet. Sättet du arbetar i e-post är annorlunda än hur du arbetar i Teams, även när du har båda. Sättet du arbetar med textmeddelanden på din telefon skiljer sig från hur du arbetar med Instagram eller Facebook.”

Istället för gigantiska Teams-möten, om du behöver ansluta 20 000 personer, kommer ett liveevenemang i Microsoft Stream med konversationen i Yammer – eller bara skapa rätt Yammer-gemenskaper – att ge en bättre upplevelse.

Organisationer med tiotals eller hundratusentals anställda tenderar att se värdet av Yammer på grund av deras skala. Holme nämner exemplet med en amerikansk “big box”-butik som använder Teams för förstahandsarbetare med ett team för varje butik och en kanal för varje avdelning i butiken – men som också använder Yammer för att koppla samman människorna i varje avdelning mellan butiker. “Det finns en köksgemenskap där människor kan mötas i butiker och dela kunskap, dela ny produktinformation och ställa frågor och få svar från experter.”

Inte ens Microsoft har alltid fått detta rätt internt, erkänner Holme, eftersom engagemanget minskade när man flyttade några stora gemenskaper från Yammer till Teams: “För att verkligen driva öppet inkluderande engagemang måste du ha en öppen inkluderande behållare, och du måste ha en öppen inkluderande gemenskap.

– Hela poängen med Teams är att samtalet är internt för medlemmarna, så att de kan få sitt jobb gjort. Superkraften med Yammer är att konversation är tillgänglig för medlemmar och alla andra, så att du inte behöver vara medlem i communityn för att upptäcka en riktigt intressant konversation, eller för att någon ska ta dig in i den.”

Att skicka privata meddelanden via Yammer är inte lika framträdande i användargränssnittet (eftersom Teams är till för den typen av en-mot-en-chatt), men det finns fortfarande där när du vill chatta med någon som inte är i samma Teams-team .

Öppna och slutna samtal

Discovery-flödet dyker upp i mobilappen (men inte med inlägg du redan har sett). Bild: Microsoft

Yammer är fortfarande tillgänglig som en webbsida och en mobil klientapp, men om människor spenderar sin tid i Teams eller i Outlook eller SharePoint kan de komma åt Yammer där också. Outlook-integrationen är längre fram i webbklienten än i desktop-Outlook men “90 % av funktionaliteten är identisk, och vi kommer att avsluta den sista biten under de kommande månaderna”, lovar Holme.

”Konversationer som är viktiga för dig kommer direkt till dig i din inkorg; konversationen återges inbyggt i Outlook och du kan svara på den eller gilla den där”, tillägger han.

Yammer som du ser inuti Teams är samma kod, som bara körs inuti Teams. Administratörer kan fästa gemenskapsappen på den vänstra skenan där Teams kärnappar redan visas, eller fästa en gemenskap som en flik i ett team. I SharePoint är Yammer en webbdel som kan placeras på en SharePoint-sida för att lägga till konversationer tillsammans med nyheter och blogginlägg och andra resurser.

Denna djupa integration kan undvika en del av förvirringen om skillnaden mellan Yammer och Teams, föreslår Holme, även om det bara kommer att hjälpa om man lägger ner tillräckligt med tanke på att skapa rätt gemenskaper i rätt verktyg.

“När kunderna upplever den nya Yammer och den nya community-appen i Teams, kommer den bara att finnas där, och vi kommer att fortsätta att integrera dem ännu tätare så att det i framtiden bara är en uppsättning behållare och du kommer dit människorna är. Personen som verkligen behöver tänka på det är personen som skapar det utrymmet, som bestämmer om detta ska vara ett team som är en definierad grupp människor med en uppsättning verktyg för att få jobbet gjort, eller om det här är en gemenskap som är designad för att koppla samman människor över team.”

Det nya Yammer-gränssnittet (den första appen i Microsoft 365 som helt byggs i Fluent design-systemet) är utformad för att hjälpa till med det. Några av förändringarna är subtila, som att byta namn på grupper till gemenskaper för att betona vad Yammer är bra på: “Bygga gemenskap, dela kunskap och bästa praxis, engagera anställda och engagera ledare med anställda – företagsomfattande kommunikation”, säger Holme.

Inlägg kan taggas som omröstningar, berömma komplimanger kollegor eller frågor när du skapar dem: community managers kan ställa in standard för varje community för att uppmuntra den typ av konversationer de vill ha i en konversation. De kan också lyfta fram konversationer som de tror är användbara för gemenskapen genom att göra dem till en utvald konversation eller fästa dem högst upp i communityflödet (eller så kan de stänga en konversation som inte längre är relevant).

Videor spelas upp i en inbäddad upplevelse som drivs av Microsoft Stream. Det finns också en ny uppsättning reaktioner som anställda kan använda för att göra mer än att “gilla” ett inlägg, och fler alternativ för det kommer att släppas i framtiden.

Alla Yammer-användare ansluts automatiskt till All Company-communityn. Tidigare var detta en blandning av ‘företagsomfattande vattenkylare’ och systemmeddelanden, som vem som hade skapat en ny grupp. Förutom att bli av med de bullriga tillkännagivandena, låter den nya Yammer-designen också organisationer varumärke och byta namn på All Company-communityt. Om du vill använda den som en företagskommunikationskanal kan du begränsa vem som kan lägga upp (eftersom meddelanden i All Company genererar aviseringar till alla i organisationen i Teams, Outlook och Yammer-appen) men låta alla svara.

De flesta kommer att börja i det nya Discovery-flödet, som drivs av Microsoft Graph och maskininlärning, som inte bara visar konversationer och gemenskaper som du redan är involverad i, utan också sådana som sannolikt kommer att vara relevanta, för att sammanföra konversationer från hela världen organisation. “Det är baserat på viktiga gemenskaper i din organisation såväl som gemenskaper som du tillhör eftersom du inte behöver vara medlem i en gemenskap för att se konversationer, eftersom gemenskaper är öppna som standard. De kan vara stängda men de är öppna som standard, säger Holme.

Utvalda konversationer och frågor där ett svar har flaggats som det bästa kommer sannolikt att dyka upp i ditt Discovery-flöde – om du inte redan har läst dem. Och du kan inte bara fortsätta bläddra som du kan med sociala nätverk som Twitter och Facebook.

“Den låter dig veta när du har sett allt du verkligen behöver se, till skillnad från vissa lösningar för företagsengagemang,” förklarar Holme. ”Vi vill inte ha kvar dig längre än du behöver vara där. Vårt jobb är inte att göra det klibbigt: vårt jobb är att göra det värdefullt.”

Yammer som en del av Microsoft 365-superteamet

Yammer-profiler är nu bara Microsoft 365-profiler med samma People-kortgränssnitt. Bild: Microsoft

Yammer och Teams (och SharePoint) överlappar varandra: de är designade för att göra olika saker – något Holme kallar “superkrafter” – men också för att arbeta tillsammans.

“Yammers individuella superkraft är en gemenskap där samtalet är öppet. SharePoints individuella superkraft är att skapa och hantera innehåll och skapa sammansatta rika upplevelser, baserade på webbsidor och webbdelar, som lyfter fram experter, visar upp nyheter och blogginlägg eller för fram resurser. Superkraften i Teams är att ha ett nav för lagarbete, och vi väver ihop alla dessa.”

En Yammer-gemenskap får sin egen design. “Vi har tillåtit dig att skapa en närvaro för ditt samhälle med ett anpassningsbart omslagsfoto och ikon, och en informationsskena där du kan fästa resurser.” Men den designen och de inlägg som människor kan skapa för att starta konversationer, med omröstningar eller förhandsvisningar av externa länkar, ersätter inte de rikare upplevelserna du kan skapa i SharePoint – som sedan kan integreras i Teams om det är där folk vill använda dem, istället för att gå till en intranätsajt.

Alla kunder är inte redo att dra fördel av denna integration, och det finns några delar som Microsoft fortfarande arbetar med. Men målet är att göra det lättare att utnyttja alla tre tjänsterna – inte bara en gång utan för alla olika grupper och divisioner i en organisation.

“Syftet är att göra det enkelt för kunder att distribuera en riktigt rik gemenskapsupplevelse inuti Teams – vårt nav för lagarbete – som samlar krafterna i SharePoint, för att skapa en sammansatt upplevelse och dela nyheter och innehåll, och Yammer, för att skapa ett öppet utrymme för engagemang och kunskapsdelning, allt i en enda enhetlig upplevelse som kan användas som en mall i Teams, säger Holme.