Bil

6 sÀtt att göra dina Word-dokument mer tillgÀngliga med hjÀlp av TTS-lÀsare, bildtexter, lÀnkar och mer

Bild: BigTunaOnline/Shutterstock

MÄste lÀsa Windows-tÀckning

Du kĂ€nner inte alltid din mĂ„lgrupp sĂ„ nĂ€r du skapar ett dokument för webben eller ett antal okĂ€nda mottagare, sĂ„ bör du ha tillgĂ€ngligheten i Ă„tanke. Faktum Ă€r att prioritera det om du vill ha bĂ€sta resultat. TillgĂ€nglighet Ă€r inte nytt men det Ă€r inte en vanlig Word-anvĂ€ndares sinne – inte Ă€n. Men Microsoft 365 har gĂ„tt lĂ„ngt för att göra dokument mer tillgĂ€ngliga för en bredare publik genom att inkludera text-till-tal-teknik. I den hĂ€r artikeln kommer jag att granska tre TTS-lĂ€sare och sedan dela med mig av nĂ„gra allmĂ€nna riktlinjer för att göra Word-dokument mer tillgĂ€ngliga.

SER: 83 Excel-tips som alla anvÀndare bör behÀrska (TechRepublic)

Jag anvÀnder Microsoft 365 pÄ ett Windows 10 64-bitarssystem. Det finns ingen demonstrationsfil; du behöver inte en. SST Àr tillgÀngligt i Microsoft 365-skrivbordsappar och Word för webben. Detta dokument granskar inte tillgÀnglighetslagar.

Om TTS-lÀsare i Word

Text-till-tal-lÀsare Àr vanliga nuförtiden, och Windows 10 och Microsoft 365 kommer med inbyggda TTS-funktioner. I det hÀr avsnittet kommer vi att granska tre: LÀs högt, BerÀttare och Tala.

Words senaste lĂ€sfunktion Ă€r LĂ€s högt; den Ă€r tillgĂ€nglig i Office 2019 och Microsoft 365. Du hittar den pĂ„ fliken Granska i gruppen Tal. Den Ă€r enkel att anvĂ€nda och gör precis vad du kan förvĂ€nta dig – den lĂ€ser upp ditt dokument. Klicka pĂ„ alternativet och det börjar lĂ€sas vid insĂ€ttningspunkten. Klicka pĂ„ den igen för att stoppa. Klicka pĂ„ den igen för att börja igen – dĂ€r du stannade (om du inte har flyttat insĂ€ttningspunkten).

NÀr du startar funktionen visar Word en uppsÀttning kontroller i det övre högra hörnet av dokumentskÀrmen (Bild A). Knapparna Àr sjÀlvförklarande för det mesta: FöregÄende, Spela och NÀsta. Knappen InstÀllningar lÄter dig vÀlja en lÀsare och hastighet.

Bild A

Även om den hĂ€r funktionen Ă€r begrĂ€nsad och endast lĂ€ser text, erbjuder den nĂ„gra kortkommandon som utökar dess funktionalitet lite. Ser Tabell A för en förklaring av dessa genvĂ€gar. Det Ă€r lĂ€tt att anvĂ€nda, men begrĂ€nsat eftersom det inte lĂ€ser nĂ„got annat Ă€n text. Om du mĂ„ste bekrĂ€fta grafik, anvĂ€nd SkĂ€rmlĂ€saren.

Tabell A

GenvÀg

Förklaring

Ctrl + Alt + Mellanslag

Börja höglÀsning

Ctrl + Mellanslag

Spela upp eller pausa höglÀsning

Ctrl + VĂ€nsterpil

Hoppa till början av föregÄende stycke

Ctrl + högerpil

Hoppa till början av nÀsta stycke

Alt + vÀnsterpil

Minska lÀshastigheten

Alt + högerpil

Öka lĂ€shastigheten

Narrator Àr en Windows 10-skÀrmlÀsningsapp som lÀser allt i dokumentet, inklusive alternativ för anvÀndargrÀnssnitt. Den hÀr lÀsaren Àr Àven tillgÀnglig i Windows 8 och stöder Office 2013 och senare versioner.

Det finns mycket att lÀra om du vill anvÀnda BerÀttare, men för vÄra syften behöver du bara tvÄ genvÀgar:

  • Starta och stoppa BerĂ€ttare: Tryck pĂ„ Windows-tangenten + Ctrl + Enter
  • Öppna och stĂ€ng instĂ€llningar: Tryck pĂ„ Windows-tangenten + Ctrl + N

Om du inte har anvĂ€nt SkĂ€rmlĂ€saren tidigare, öppnas den för att visa SkĂ€rmlĂ€sarens startsida dĂ€r du kan lĂ€sa onlinehandledningar och granska instĂ€llningar. Det börjar med att lĂ€sa hemsidan. För att inaktivera den hĂ€r sidan, avmarkera alternativet Aktivera Visa berĂ€ttarens hem nĂ€r berĂ€ttaren startar i det nedre vĂ€nstra hörnet. Annars, varje gĂ„ng du startar funktionen, börjar du med att titta pĂ„ den hĂ€r sidan – den blir irriterande snabbt.

SER: Windows 10: Listor över röstkommandon för taligenkÀnning och diktering (gratis PDF) (TechRepublic)

VÀl pÄ, berÀttar SkÀrmlÀsaren dig mycket om ett dokument: dokumentets namn och sökvÀg, menyfliksalternativ och till och med knapparna i aktivitetsfÀltet. För att lÀsa igenom dokumentet, klicka var som helst i det. NÀr du lÀser det faktiska dokumentet lÄter berÀttaren dig veta nÀr den stöter pÄ icke-textelement, sÄsom bilder, grafik, videor, lÀnkar och sÄ vidare. Om grafiken inte har alternativ text kommer SkÀrmlÀsaren att lÀsa filnamnet.

Det finns verkligen inget sĂ€tt att förbereda dig för att anvĂ€nda BerĂ€ttare. StĂ€ng av startsidan som föreslagits ovan och hoppa direkt in – att anvĂ€nda den Ă€r det snabbaste sĂ€ttet att lĂ€ra sig dess funktioner. Min personliga erfarenhet Ă€r att det Ă€r klumpigt och irriterande tills du blir bekant med det. Om du inte gillar det kan du prova ett antal tredjeparts TTS-appar.

Tala Àr en Àldre funktion som lÀser vald text. Jag nÀmner det för att vara heltÀckande. I de senaste versionerna mÄste du lÀgga till det i Quick Access Toolbar (QAT) för att komma Ät det.

LÄt oss nu titta pÄ nÄgra sÀtt att göra din TTS-lÀsare mer effektiv nÀr du lÀser Word-dokument.

1. AnvÀnd alternativ text

En elektronisk lÀsare lÀser text. BerÀttare lÄter dig veta att den har stött pÄ en grafik. Men det kommer inte att beskriva bilder och andra grafiska element. Det Àr dÀrför du anger alternativ text. I Word, högerklicka pÄ det grafiska elementet, vÀlj Redigera alt text frÄn den resulterande undermenyn. Om du gör det öppnas Alt Text-fönstret som visas i Bild B. Som du kan se försöker den beskriva grafiken, men för tillfÀllet kommer du förmodligen att ange en mer meningsfull beskrivning. Kom ihÄg att grafik ofta Àr lika informativ som texten, och du vill lÀgga till den informationen som alternativ text.

Bild B

2. AnvÀnd meningsfull lÀnktext

En lĂ€sare kommer att lĂ€sa en URL, men det kommer inte att vara sĂ€rskilt anvĂ€ndbart. Visa istĂ€llet meningsfull och entydig lĂ€nktext. Till exempel, istĂ€llet för http://anysite.com, eller “se mer” eller nĂ„got liknande, anvĂ€nd “Klicka nu för att komma Ă„t vĂ„rt företags hemsida.”

LĂ€mna hyperlĂ€nksstilen – blĂ„tt teckensnitt och understrykning – pĂ„ plats. AnvĂ€ndare som Ă€r synskadade behöver ledtrĂ„dar för att hjĂ€lpa dem att urskilja hyperlĂ€nkar. Undvik dessutom att lĂ€nka grafik och bilder. Om du gör det, se till att lĂ€gga den informationen i grafikens alternativa text.

3. AnvÀnd funktioner med hög kontrast

Typsnitt, fĂ€rger och kontrast Ă€r ett stort Ă€mne nĂ€r tillgĂ€nglighet Ă€r viktigt – alldeles för stort för att ta itu med i den hĂ€r artikeln. Det som Ă€r viktigt att komma ihĂ„g Ă€r detta:

  • Teckensnitt bör vara större Ă€n normalt.
  • AnvĂ€nd ett teckensnitt med tydliga enkla tecken.
  • Se till att det finns en stor kontrast mellan text och bakgrund.
  • FĂ€rgblinda individer behandlar inte rött och grönt korrekt. NĂ€r du anvĂ€nder dessa fĂ€rger inkluderar andra sĂ€tt att urskilja betydelse Ă€n fĂ€rg.

Jag har förenklat Àmnet, men ni förstÄr.

4. LĂ€gg till undertexter i videor

En video Àr inte av stort vÀrde för nÄgon med nedsatt hörsel eller syn. Om du mÄste inkludera en video, se till att lÀgga till textning. Word hjÀlper dig inte att göra detta, sÄ du behöver en tredje parts infÄngningstjÀnst. Detta Àr ett annat stort Àmne och kommer med lite av en inlÀrningskurva. Om videon kommer med inbÀddad bildtext, se till att du visar dem alla för att sÀkerstÀlla att de Àr korrekta.

5. Kör tillgÀnglighetskontrollen

NÀr du tror att ditt dokument Àr klart kan Word kontrollera det för tillgÀnglighetsegenskaper. Word kommer att skanna ditt dokument och föreslÄ Àndringar för att göra dokumentet mer tillgÀngligt. Du kan tillÀmpa rÄden eller inte. Klicka pÄ fliken Granska och klicka sedan pÄ Kontrollera tillgÀnglighet i gruppen TillgÀnglighet. Word kommer att visa fönstret TillgÀnglighet. Som du kan se i Bild CWord hittade en bild utan alternativ text.

Bild C

6. Lyssna sjÀlv

Den sista biten av rÄd kan anvÀndas pÄ vilket dokument som helst, Àven om du inte bryr dig om tillgÀnglighet. Att anvÀnda höglÀsning hjÀlper dig att hitta besvÀrliga fraser och annan text som du kanske inte lÀser som undermÄl men lÄter undermÄlig. Att lyssna pÄ en lÀsare som utvÀrderar dina avsikter Àr det bÀsta sÀttet att lÀra sig nÀr dina anstrÀngningar helt enkelt inte fungerar som förvÀntat.

Att göra ett dokument mer tillgÀngligt tar lite tid eller specialiserad kunskap. Försök att ha detta i Ätanke framöver om du inte kÀnner din publik och vet att tillgÀnglighet inte Àr ett problem.

BotĂłn volver arriba

Annonsblockerare upptÀckt

Du mÄste ta bort AD BLOCKER för att fortsÀtta anvÀnda vÄr webbplats TACK