🏆 ▷ 6 sätt att göra dina Word-dokument mer tillgängliga med hjälp av TTS-läsare, bildtexter, länkar och mer

Måste läsa Windows-täckning

Du känner inte alltid din målgrupp så när du skapar ett dokument för webben eller ett antal okända mottagare, så bör du ha tillgängligheten i åtanke. Faktum är att prioritera det om du vill ha bästa resultat. Tillgänglighet är inte nytt men det är inte en vanlig Word-användares sinne – inte än. Men Microsoft 365 har gått långt för att göra dokument mer tillgängliga för en bredare publik genom att inkludera text-till-tal-teknik. I den här artikeln kommer jag att granska tre TTS-läsare och sedan dela med mig av några allmänna riktlinjer för att göra Word-dokument mer tillgängliga.

SER: 83 Excel-tips som alla användare bör behärska (TechRepublic)

Jag använder Microsoft 365 på ett Windows 10 64-bitarssystem. Det finns ingen demonstrationsfil; du behöver inte en. SST är tillgängligt i Microsoft 365-skrivbordsappar och Word för webben. Detta dokument granskar inte tillgänglighetslagar.

Om TTS-läsare i Word

Text-till-tal-läsare är vanliga nuförtiden, och Windows 10 och Microsoft 365 kommer med inbyggda TTS-funktioner. I det här avsnittet kommer vi att granska tre: Läs högt, Berättare och Tala.

Words senaste läsfunktion är Läs högt; den är tillgänglig i Office 2019 och Microsoft 365. Du hittar den på fliken Granska i gruppen Tal. Den är enkel att använda och gör precis vad du kan förvänta dig – den läser upp ditt dokument. Klicka på alternativet och det börjar läsas vid insättningspunkten. Klicka på den igen för att stoppa. Klicka på den igen för att börja igen – där du stannade (om du inte har flyttat insättningspunkten).

När du startar funktionen visar Word en uppsättning kontroller i det övre högra hörnet av dokumentskärmen (Bild A). Knapparna är självförklarande för det mesta: Föregående, Spela och Nästa. Knappen Inställningar låter dig välja en läsare och hastighet.

Bild A

Även om den här funktionen är begränsad och endast läser text, erbjuder den några kortkommandon som utökar dess funktionalitet lite. Ser Tabell A för en förklaring av dessa genvägar. Det är lätt att använda, men begränsat eftersom det inte läser något annat än text. Om du måste bekräfta grafik, använd Skärmläsaren.

Tabell A

Genväg	Förklaring
Ctrl + Alt + Mellanslag	Börja högläsning
Ctrl + Mellanslag	Spela upp eller pausa högläsning
Ctrl + Vänsterpil	Hoppa till början av föregående stycke
Ctrl + högerpil	Hoppa till början av nästa stycke
Alt + vänsterpil	Minska läshastigheten
Alt + högerpil	Öka läshastigheten

Narrator är en Windows 10-skärmläsningsapp som läser allt i dokumentet, inklusive alternativ för användargränssnitt. Den här läsaren är även tillgänglig i Windows 8 och stöder Office 2013 och senare versioner.

Det finns mycket att lära om du vill använda Berättare, men för våra syften behöver du bara två genvägar:

Starta och stoppa Berättare: Tryck på Windows-tangenten + Ctrl + Enter
Öppna och stäng inställningar: Tryck på Windows-tangenten + Ctrl + N

Om du inte har använt Skärmläsaren tidigare, öppnas den för att visa Skärmläsarens startsida där du kan läsa onlinehandledningar och granska inställningar. Det börjar med att läsa hemsidan. För att inaktivera den här sidan, avmarkera alternativet Aktivera Visa berättarens hem när berättaren startar i det nedre vänstra hörnet. Annars, varje gång du startar funktionen, börjar du med att titta på den här sidan – den blir irriterande snabbt.

SER: Windows 10: Listor över röstkommandon för taligenkänning och diktering (gratis PDF) (TechRepublic)

Väl på, berättar Skärmläsaren dig mycket om ett dokument: dokumentets namn och sökväg, menyfliksalternativ och till och med knapparna i aktivitetsfältet. För att läsa igenom dokumentet, klicka var som helst i det. När du läser det faktiska dokumentet låter berättaren dig veta när den stöter på icke-textelement, såsom bilder, grafik, videor, länkar och så vidare. Om grafiken inte har alternativ text kommer Skärmläsaren att läsa filnamnet.

Det finns verkligen inget sätt att förbereda dig för att använda Berättare. Stäng av startsidan som föreslagits ovan och hoppa direkt in – att använda den är det snabbaste sättet att lära sig dess funktioner. Min personliga erfarenhet är att det är klumpigt och irriterande tills du blir bekant med det. Om du inte gillar det kan du prova ett antal tredjeparts TTS-appar.

Tala är en äldre funktion som läser vald text. Jag nämner det för att vara heltäckande. I de senaste versionerna måste du lägga till det i Quick Access Toolbar (QAT) för att komma åt det.

Låt oss nu titta på några sätt att göra din TTS-läsare mer effektiv när du läser Word-dokument.

1. Använd alternativ text

En elektronisk läsare läser text. Berättare låter dig veta att den har stött på en grafik. Men det kommer inte att beskriva bilder och andra grafiska element. Det är därför du anger alternativ text. I Word, högerklicka på det grafiska elementet, välj Redigera alt text från den resulterande undermenyn. Om du gör det öppnas Alt Text-fönstret som visas i Bild B. Som du kan se försöker den beskriva grafiken, men för tillfället kommer du förmodligen att ange en mer meningsfull beskrivning. Kom ihåg att grafik ofta är lika informativ som texten, och du vill lägga till den informationen som alternativ text.

Bild B

2. Använd meningsfull länktext

En läsare kommer att läsa en URL, men det kommer inte att vara särskilt användbart. Visa istället meningsfull och entydig länktext. Till exempel, istället för http://anysite.com, eller “se mer” eller något liknande, använd “Klicka nu för att komma åt vårt företags hemsida.”

Lämna hyperlänksstilen – blått teckensnitt och understrykning – på plats. Användare som är synskadade behöver ledtrådar för att hjälpa dem att urskilja hyperlänkar. Undvik dessutom att länka grafik och bilder. Om du gör det, se till att lägga den informationen i grafikens alternativa text.

3. Använd funktioner med hög kontrast

Typsnitt, färger och kontrast är ett stort ämne när tillgänglighet är viktigt – alldeles för stort för att ta itu med i den här artikeln. Det som är viktigt att komma ihåg är detta:

Teckensnitt bör vara större än normalt.
Använd ett teckensnitt med tydliga enkla tecken.
Se till att det finns en stor kontrast mellan text och bakgrund.
Färgblinda individer behandlar inte rött och grönt korrekt. När du använder dessa färger inkluderar andra sätt att urskilja betydelse än färg.

Jag har förenklat ämnet, men ni förstår.

4. Lägg till undertexter i videor

En video är inte av stort värde för någon med nedsatt hörsel eller syn. Om du måste inkludera en video, se till att lägga till textning. Word hjälper dig inte att göra detta, så du behöver en tredje parts infångningstjänst. Detta är ett annat stort ämne och kommer med lite av en inlärningskurva. Om videon kommer med inbäddad bildtext, se till att du visar dem alla för att säkerställa att de är korrekta.

5. Kör tillgänglighetskontrollen

När du tror att ditt dokument är klart kan Word kontrollera det för tillgänglighetsegenskaper. Word kommer att skanna ditt dokument och föreslå ändringar för att göra dokumentet mer tillgängligt. Du kan tillämpa råden eller inte. Klicka på fliken Granska och klicka sedan på Kontrollera tillgänglighet i gruppen Tillgänglighet. Word kommer att visa fönstret Tillgänglighet. Som du kan se i Bild CWord hittade en bild utan alternativ text.

Bild C

6. Lyssna själv

Den sista biten av råd kan användas på vilket dokument som helst, även om du inte bryr dig om tillgänglighet. Att använda högläsning hjälper dig att hitta besvärliga fraser och annan text som du kanske inte läser som undermål men låter undermålig. Att lyssna på en läsare som utvärderar dina avsikter är det bästa sättet att lära sig när dina ansträngningar helt enkelt inte fungerar som förväntat.

Att göra ett dokument mer tillgängligt tar lite tid eller specialiserad kunskap. Försök att ha detta i åtanke framöver om du inte känner din publik och vet att tillgänglighet inte är ett problem.

taggar