🏆 ▷ 5 tips för bättre chefspresentationer

Älska dem eller avsky dem, presentationer är sättet vi formellt kommunicerar i en professionell miljö, delar information, ber om feedback, och i alla välgjorda presentationer, går vi framåt mot ett mål. Trots sådana höga mål är för många presentationer tråkiga, invecklade slöseri med tid. I bästa fall slutar de snabbt för att minimera smärtan, och i värsta fall känns de som oåterkallelig tid som slösas bort på ett glömt ämne.

Måste läsa CXO-täckning

SER: Covid-19 arbetsplatspolicy (TechRepublic Premium)

Här är fem tips på hur du kan göra dina presentationer på chefsnivå bättre.

1. Börja i slutet

Alltför många presentationer blir vad jag har kallat “informationskräkning”. Ja, det är krasst, men det är också dussintals bilder som blandas ihop i en oorganiserad röra av information, slumpmässiga slutsatser och ljumna rekommendationer som passerar för “informationsdelning” i många presentationer.

Innan du öppnar PowerPoint, eller storyboard en enda bild på whiteboardtavlan, fråga dig själv vad du vill att publiken ska känna, tänka och göra direkt efter att du uttalat “Tack för din tid”, och nej: “Var bättre informerad” är inte ett giltigt svar på någon av dessa frågor. En presentation är ett verktyg för att tvinga fram handling, inte en bokrapport för att ge trivia till ointresserade deltagare. Var specifik när du planerar den åtgärd du vill att din presentation ska tvinga fram. “Stöd mitt projekt” är på rätt väg, men det är inte lika bra som “Skicka ett e-postmeddelande om support till CFO i min finansieringsförfrågan för Project X.” Andra bra mål kan sträcka sig från att helt enkelt tysta en viss kritiker av ett av dina projekt, skapa intresse för ett nytt initiativ eller motivera ett strategiskt eller viktigt taktiskt beslut.

SER: TechRepublic Premium redaktionell kalender: IT-policyer, checklistor, verktygssatser och forskning för nedladdning (TechRepublic Premium)

Om du ber om råd, bli specifik i ditt mål och begränsa det till något som “Få Sues input om huruvida vi bygger den nya marknadsföringsmjukvaran eller använder en molnbaserad applikation.”

2. Testa ditt mål på varje bild

När du har spikat fast och tydligt formulerat ditt mål för presentationen, varje gång du lägger till en bild, justerar flödet eller på annat sätt ändrar ditt innehåll, fråga dig själv och ditt team hur den bilden rör sig mot ditt mål. Vi har alla våra favoritbilder eller go-to-diagram, och det där 18-punktsspindeldiagrammet kan ha tagit dig veckor att montera, men du kan få mer körsträcka mot ditt mål med en enkel bild med tre kulor.

När du har en uppsättning övertygande bilder, ställ samma frågor när du bläddrar igenom hela presentationen:

Flödar bilderna naturligt?
Tar du upp frågor eller funderingar på en bild som du sedan tar upp?
Följer åsikten från den person du försöker påverka den väg du förväntar dig?

3. Var en berättare

Det finns massor av råd som förmanar chefer att bli bättre berättare, till den grad att det kan kännas lite hackigt. I det här fallet bör två enkla berättartekniker tillämpas på alla dina presentationer. Se först till att det finns en början, mitten och slutet. På en grundläggande nivå bör början av din berättelse beskriva karaktärerna och situationen. Mitten bör beskriva utmaningen dessa karaktärer står inför, och hur de kommer att “dräpa draken.” Slutet bör artikulera varför den här historien var viktig, och subtilt föreslå en handling.

SER: Tableau affärsanalys: Tips och tricks (gratis PDF) (TechRepublic)

Var inte rädd för metaforer och dramatisk effekt; vi som människor är anslutna till att dras till dessa tekniker. När allt kommer omkring, vad är mer intressant: Att säga åt någon att inte prata med främlingar på grund av potentiellt svåra konsekvenser, eller historien om Rödluvan och hennes trånga flykt från den stora elaka vargen?

4. Var upphetsad

Oavsett om du presenterar det mest övertygande initiativet som ditt företag har lanserat på ett decennium, eller en helt rudimentär statusuppdatering, presentera det som om det är den mest spännande information du någonsin har delat. Det finns inget värre än en presentatör som verkar vara helt ointresserad av informationen de delar, och den känslan är mycket smittsam.

Det finns två enkla sätt att förmedla spänning. Först är det bara att le under hela presentationen. Det låter fånigt, men den fysiska handlingen att le kommer att justera din ton och kroppsspråk. För det andra, och du måste lita på mig när det gäller den här eftersom det låter konstigt, ge dig själv ett peptalk innan du presenterar och säg bokstavligen till dig själv något i stil med: “Jag är så glad att jag får presentera den här uppdateringen på vårt 14-åriga molnmigrering. Det här är den mest spännande informationen jag har delat på flera veckor!” Säg detta högt eller mentalt några gånger, och du kommer faktiskt att känna att du blir upphetsad.

SER: Tech budgets 2021: A CXO’s Guide (gratis PDF) (TechRepublic)

Det är heller ingen skada att uttryckligen dela den spänningen med din publik. Istället för att dyka in i en agenda med 46 punkter med en grimas och rynka pannan, introducera ditt ämne och nämn att du verkligen är glad över att vara med gruppen och dela ditt ämne.

5. Mindre är mer

Som en bra historia vill du låta din publik be om mer. Om du har tre bilder som stödjer en slutsats, se om du kan minska det till en bild. Det skadar inte att ha referensbilder i en bilaga som du snabbt kan ta upp om de skulle behövas, och det är ännu mindre skada att skapa så stort intresse att du blir ombedd om uppföljningsinformation eller ytterligare möten. Se inte på en verkställande presentation som en möjlighet att “ladda ner” varenda del information; snarare se det som en möjlighet att skapa intresse för dig och din expertis.

Med lite förberedelser och användning av dessa fem enkla tips kommer du att vara på väg mot mer effektiva och engagerande ledningspresentationer som inte bara kommer att vara roligare för dig och din publik, utan också är mer benägna att tvinga till handling.

taggar