3 sätt projektplaneringscykler har förändrats sedan COVID-19

Tillvägagångssätt för projektplanering och cykler har förändrats för många företag som ett resultat av covid-19-pandemin. Projektledare och team måste anpassa sig för att hålla sig på rätt spår.

Bild: iStock/Wanlee Prachyapanaprai

Måste läsa CXO-täckning

Med ökad osäkerhet som den viktigaste drivkraften kan långa projektplaneringscykler vara ett minne blott sedan pandemins början. Att planera för förändring i tider av osäkerhet är alltid viktigt, men att ändra din planering under osäkra tider är viktigare.

SER: Ersättningspolicy för IT-kostnader (TechRepublic Premium)

Hur har pandemin påverkat projektplaneringen? De flesta projektledare och deras team lägger ner otaliga timmar på att utveckla genomtänkta projektplaner. Under normala omständigheter fungerar detta exceptionellt bra och inkluderar risker i de flesta strategier. Men vilka effekter har projektplaneringen när något som COVID-19 kommer och har långtgående effekter för praktiskt taget alla vinklar och djup?

Fråga nästan vilken projektledare som helst; de kommer att berätta för dig att COVID har påverkat alla aspekter av projektledning, från resurser till scheman och leveranser. Vad värre är, osäkerhet gör varje fas av projektledning mer komplex och långdragna planeringscykler till det förgångna. Projektplaneringscykler blir mycket kortare och känsliga för frekventa ändringar. Projektplanering och planer har blivit en kapplöpning mot tiden och mer osäkerhet, vilket kräver ökad smidighet, anpassningsförmåga och en sprint mot en mjuk mållinje.

1. Planera agility

Förändringshastigheten gör smidighet till en viktig aspekt för projektledare att införliva under planeringscykler. Det säkerställer att beslut och förändringar kan göras snabbt för att möjliggöra ökad flexibilitet när omständigheterna förändras. Det minskar ovälkomna överraskningar och beväpnar projektteam med förmågan att förbli i ett tankesätt av kontinuerlig förändringsledning. Projektledare och deras team är mindre benägna att hamna i långa och stela projektplaner och processer som sannolikt kommer att förändras snabbt. Ökad smidighet i planering säkerställer att team kan växla på en krona för att möta dagens nya normala snarare än att fastna i besvärliga planeringscykler.

2. Planeringsanpassningsförmåga

Anpassningsförmåga är ett annat kärnelement som behövs i projektplanering – det är en av nycklarna till projekt och övergripande affärsframgång. Det är osannolikt någon projektledare eller team som har blivit opåverkad av pandemin, vilket kräver att de anpassar sig. Medan projektteam vanligtvis är mycket anpassningsbara under normala omständigheter, var covid-19 allt annat än vanligt. Dess inverkan sträckte sig över alla länder, affärssektorer och företag, vilket gjorde det omöjligt att behålla status quo. Även de mest förberedda teamen fick i uppdrag att bli mer anpassningsbara.

SER: Att jonglera med distansarbete med barns utbildning är en enorm uppgift. Så här kan arbetsgivare hjälpa till (gratis PDF) (TechRepublic)

Anpassningsförmågan bör börja och förbli inbäddad även i planeringsfasen. När vi avancerar kommer det att bli en stöttepelare inom planeringscykler och en spetskompetens i projektteam. Dagens nya normala kanske inte är morgondagens nya normala. Projektledare och deras team kommer att behöva bygga in anpassningsförmåga i varje fas av projektarbetet för att förutse vad som krävs för att anpassa sig till potentiella hinder, förändringar och för att nå kundens mål.

3. Planeringssprintar

För att vara effektiva och värdefulla kan projektplaneringscykler idag inte längre förbli långa, utdragna engångshändelser som ses över med jämna mellanrum. Projektplanering måste vara en pågående övning, med förbehåll för förändringar på kort tid för att hålla jämna steg med snabbt föränderliga miljöer och omständigheter. Att planera sprints, av olika slag, kommer att behöva vara en del av projektplaneringen. Teamen kommer att behöva träffas oftare och fatta snabbare beslut för att hantera förändringar inom själva planeringen.

Utan att inse att den viktiga projektplaneringsfasen har förändrats sedan covid-19, är det osannolikt att projektteam kommer att möta de utmaningar och pågående osäkerheter som skapas av pandemin eller någon annan störande händelse. Dagarna med lyxen av tid och en bra gedigen plan ligger bakom oss. Behovet av ökad smidighet, anpassningsförmåga och sprinten mot en potentiellt rörlig mållinje är här för att stanna. Hur kommer dina projektteam att anpassa sig?